Cómo NO ahorrar dinero con las herramientas web 2.0 en la empresa

He oido muchas veces que las herramientas Web 2.0 en la empresa ahorran dinero. Desde luego en licencias, pero también en soporte al usuario.

¿Por qué? Muy sencillo…

Hay gente que dice que las herramientas Web 2.0 están pensadas para que la use cualquier persona en casa, sin necesidad de soporte telefónico de consulta, ni ficheros de ayuda, ni manuales impresos. Todo el mundo que usa esas herramientas en casa lo ha hecho sin el caro HelpDesk de soporte ofimático que suele haber en las empresas. En cambio, con las herramientas clásicas (tipo Microsoft Office) hay que dar formación a los empleados para que las usen al 100% de posibilidades, y mantener una línea de teléfono con un equipo de expertos detrás para ayudar a los empleados a hacer su trabajo.

Parece un razonamiento muy lógico. Y la conclusión directa es que si usamos herramientas web 2.0 en nuestra empresa no tendremos que dar cursos de formación a nuestros empleados. Este ahorro se añade al hecho de no tener que pagar licencias de software al ser gratuito.

Muy lógico todo ¿no? ... Sí, sí… Todo... ¡Si no fuera porque se basa en un concepto completamente erroneo!

Las herramientas no son las que necesitan formación a los usuarios.. Son lo usuarios los que necesitan formación sobre las herramientas.

No nos engañemos. Si cambiamos de Office 2003 a Office 2007 tendremos que dar formación a nuestros empleados sobre dónde están los botones, qué características nuevas tenemos, etc. Si cambiamos de Office 2003 a Google Docs tendremos que dar formación a nuestros empleados sobre qué características tiene o no tiene, cómo se imprime, etc.

Y desde luego habrá empleados que no necesiten formación sobre Google Docs ya que lo conocen porque lo usan en casa, o bien investigan mucho o tienen facilidad para estos cambios. Pero es que esos tampoco necesitarían formación para Office 2007 ¿No es verdad?

Como he comentado en más ocasiones, las herramientas web 2.0 son sólo herramientas, y sirven para lo que las queramos usar. Y no esperéis que esa persona que llama todas las semanas para preguntar cómo se imprime en color en un documento Word deje de hacerlo porque empecemos a usar Google Docs. Para eso deberíamos hacer un cambio en el modelo de soporte a usuario, y obligar a cada uno a buscar una solución sin tener que llamar a nadie, lo cual no tiene nada que ver con que usemos una herramienta u otra.

No podemos usar las aplicaciones web 2.0 como excusa para suprimir el soporte ofimático a los usuarios. Así no ahorramos dinero.