Formación sobre herramientas web 2.0

El otro día estuve en un curso de empresa sobre Web 2.0 al que asistía como alumno. La verdad es que me aburrí muchísimo (y así todo salieron algunas ideas interesantes). Bueno, el caso es que surgió una de esas palabras mágicas que están tan de moda. El resultado fue hilarante (al menos para mi). Os cuento que pasó...

El profesor dijo "Una de las herramientas más útiles de la Web 2.0 es el RSS" (debo decir que no recuerdo las palabras exactas del profesor, pero sí las de los alumnos, que se me quedaron grabadas).... A lo que uno de los alumnos contestó "¿Por qué no usamos RSS en nuestra empresa? ¡Deberíamos usarlo!".

Es una conclusión brillante.... Me dieron ganas de decir... "Sí. Deberíamos usar ya el RSS ¡Y que sea de color rojo, que tiene más RAM!".

Por supuesto no lo hice, porque todos hemos caído alguna vez en el lado oscuro (tan rápido y tentador) de usar palabras mágicas para que se nos escuche. Es comprensible.

Lo bueno es que otro alumno se atrevió a admitir que no sabía qué era el RSS y a preguntar qué era. Por supuesto allí el 80% del alumnado no lo sabía, pero lo que sí sabían era jugar al poker, porque nadie movió un músculo de la cara para dar la razón a nadie.

Lo que remató la situación fue la explicación del profesor: "RSS es como una lista de correo, pero que no tienes que hacer nada para recibirlo. Te llega sólo."

Sin comentarios...

De todo esto saco tres puntos de vista:
- El alumno #1, que comento que había que usar RSS... ¡Qué maravillosa demostración de que usar palabras mágicas da sentido aparente a cualquier frase! Cuidado con estas personas... Algunas frases mágicas más te pueden reventar una reunión productiva.
- El alumno #2, que preguntó qué era RSS... ¡Bravo! Hay que tener valor para saber lo que no se sabe y preguntar. Cuidad a estas personas... Estos serán los que realmente sacarán beneficio de la Web 2.0
- El profesor, que explicó qué era el RSS... ¡Desde luego, no es lo mismo dominar una materia que saber explicarla! Esta persona era un gurú lleno de conocimientos, que no había analizado las aptitudes ni las actitudes de su alumnado.

Si en nuestra empresa vamos a usar herramientas web 2.0, habrá que dar formación a los empleados, igual que se la damos si empezamos a usar Outlook en lugar de Lotus Notes, o Reporting Services en lugar de Crystal Reports. Pero es importante tener claro qué queremos transmitir antes de contratar a un gurú que nos confunda al personal.

Cómo NO ahorrar dinero con las herramientas web 2.0 en la empresa

He oido muchas veces que las herramientas Web 2.0 en la empresa ahorran dinero. Desde luego en licencias, pero también en soporte al usuario.

¿Por qué? Muy sencillo…

Hay gente que dice que las herramientas Web 2.0 están pensadas para que la use cualquier persona en casa, sin necesidad de soporte telefónico de consulta, ni ficheros de ayuda, ni manuales impresos. Todo el mundo que usa esas herramientas en casa lo ha hecho sin el caro HelpDesk de soporte ofimático que suele haber en las empresas. En cambio, con las herramientas clásicas (tipo Microsoft Office) hay que dar formación a los empleados para que las usen al 100% de posibilidades, y mantener una línea de teléfono con un equipo de expertos detrás para ayudar a los empleados a hacer su trabajo.

Parece un razonamiento muy lógico. Y la conclusión directa es que si usamos herramientas web 2.0 en nuestra empresa no tendremos que dar cursos de formación a nuestros empleados. Este ahorro se añade al hecho de no tener que pagar licencias de software al ser gratuito.

Muy lógico todo ¿no? ... Sí, sí… Todo... ¡Si no fuera porque se basa en un concepto completamente erroneo!

Las herramientas no son las que necesitan formación a los usuarios.. Son lo usuarios los que necesitan formación sobre las herramientas.

No nos engañemos. Si cambiamos de Office 2003 a Office 2007 tendremos que dar formación a nuestros empleados sobre dónde están los botones, qué características nuevas tenemos, etc. Si cambiamos de Office 2003 a Google Docs tendremos que dar formación a nuestros empleados sobre qué características tiene o no tiene, cómo se imprime, etc.

Y desde luego habrá empleados que no necesiten formación sobre Google Docs ya que lo conocen porque lo usan en casa, o bien investigan mucho o tienen facilidad para estos cambios. Pero es que esos tampoco necesitarían formación para Office 2007 ¿No es verdad?

Como he comentado en más ocasiones, las herramientas web 2.0 son sólo herramientas, y sirven para lo que las queramos usar. Y no esperéis que esa persona que llama todas las semanas para preguntar cómo se imprime en color en un documento Word deje de hacerlo porque empecemos a usar Google Docs. Para eso deberíamos hacer un cambio en el modelo de soporte a usuario, y obligar a cada uno a buscar una solución sin tener que llamar a nadie, lo cual no tiene nada que ver con que usemos una herramienta u otra.

No podemos usar las aplicaciones web 2.0 como excusa para suprimir el soporte ofimático a los usuarios. Así no ahorramos dinero.